Задачи сектора

Обеспечение:

- четкой организации делопроизводства в Министерстве и его структурных подразделениях в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 04 мая 2012 г. № 212-р, Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах Хабаровского края и иных органах исполнительной власти Хабаровского края, утвержденной постановлением Губернатора края от 19 июня 2007 г. № 89, инструкцией по делопроизводству в министерстве экономического развития и внешних связей Хабаровского края, требованиями государственных стандартов Российской Федерации, электронного документооборота;

- единого порядка документирования, организации работы с документами;

- централизованного автоматизированного учета документов, поступающих в адрес Министерства, и организации формирования по теме справочно-информационного массива;

- оперативного прохождения всех видов документов в структурных подразделениях Министерства.

Координация работы структурных подразделений Министерства по повышению эффективности деятельности и ответственности руководителей, государственных гражданских служащих и работников Министерства в части подготовки нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края, Министерства, служебной корреспонденции, обеспечение бесперебойного, четкого и повсеместного функционирования системы электронного документооборота, установление единых требований для пользователей системы.

Организация контроля за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, исполнением нормативных актов Губернатора, Правительства Хабаровского края, Законодательной Думы Хабаровского края, поручений руководства Правительства Хабаровского края, входящей и внутренней корреспонденции.

Совершенствование форм и методов делопроизводства, электронного документооборота в Министерстве на основании единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной, организационной техники.

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию подготовки нормативных, организационно-распорядительных актов министерства, служебной корреспонденции.

Комплектование, учет и использование архивного фонда документов, созданных в результате деятельности министерства.

Функции сектора

Работа со служебной корреспонденцией:

- прием, регистрация, учет, передача исполнителям и организация отправки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи;

подготовка совместно с помощником заместителя Председателя Правительства края – министра экономического развития и внешних связей края на рассмотрение   заместителю   Председателя Правительства края – министру

экономического развития и внешних связей края и его заместителям полученной корреспонденции;

- регулирование хода исполнения документов, контроль за оперативным прохождением, оформлением и исполнением в установленный срок документов и служебной корреспонденции, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- ведение учета поступившей корреспонденции путем занесения информации в Систему электронного документооборота.

Организация делопроизводства в министерстве:

- разработка и внедрение положений, инструкций, методических рекомендаций, других документов по делопроизводству и контроль за их исполнением;

- оказание консультативной, методической помощи в организации делопроизводства структурным подразделениям министерства;

- участие в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, внесение предложений по сокращению документооборота, количества форм документов за счет применения вычислительной и организационной техники;

- проведение анализа работы с документами в министерстве, систематическое информирование заместителя Председателя Правительства края - министра экономического развития края;

- организация и подготовка семинаров, совещаний по вопросам делопроизводства с сотрудниками министерства;

- обеспечение учета и хранения, законченных делопроизводством дел и документов министерства, оформление, переплет дел постоянного хранения и передача их в Государственный архив Хабаровского края в соответствии с действующими правилами;

- разработка и составление сводной номенклатуры дел министерства, согласование ее с научно-экспертным методическим советом Государственного архива Хабаровского края, передача на утверждение заместителю Председателя Правительства края – министру экономического развития в соответствии с установленным порядком и ежегодное ее обновление;

- участие в разработке и внедрение современных технологий, программ по делопроизводству с применением компьютерной техники;

- организация работы Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства;

- подготовка аналитических материалов, справок, информации по вопросам, относящимся к компетенции сектора;

Работа с приказами и распоряжениями министерства:

- регистрация и учет принятых приказов и распоряжений министерства в модуле "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота;

- тиражирование и рассылка принятых приказов и распоряжений министерства согласно реестру, оформленному исполнителем;

- выдача копий, выписок из приказов, распоряжений министерства в соответствии с установленным порядком;

- справочно-информационная работа по приказам и распоряжениям министерства, хранящимся в отделе;

- учет:

- и формирование перечня действующих правовых актов, принятых в министерстве, внесение в него изменений;

- утративших силу и отмененных нормативных актов;

- оформление и передача по запросам структурных подразделений министерства, указаниям начальника сектора, начальника отдела государственной службы и документационной работы, начальника управления организационного и кадрового обеспечения электронных копий приказов и распоряжений министерства.

Работа по исполнению нормативных правовых и организационно- распорядительных актов Губернатора и Правительства Хабаровского края, заместителя Председателя правительства края – министра экономического развития края на основании принципов ответственности, плановости, гласности и постоянства:

- организация текущего и оперативного контроля за исполнением нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов с использованием модулей "Входящая корреспонденция" и "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота;

- учет, анализ и обобщение результатов выполнения документов по существу вопроса, формам и срокам;

-   своевременное информирование заместителя Председателя Правительства края - министра экономического развития, его заместителей, руководителей структурных подразделений о состоянии выполнения контрольных документов за определенный период;

-   обобщение и анализ работы структурных подразделений министерства по работе с документами, внесение рекомендаций по устранению выявленных нарушений;

- подготовка документов для снятия с контроля.

Заверение копий документов с оригиналов, хранящихся в секторе и в структурных подразделениях министерства согласно утвержденной номенклатуре дел.

Организационно-техническое обеспечение делопроизводства:

- разработка и изготовление всех видов бланков, телефонных справочников и других материалов, сопутствующих организации делопроизводства в министерстве;

- учет печатно-бланочной продукции и контроль за ее использованием и хранением;

- организация изготовления, копирования и оперативного тиражирования документов;

- выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции, брошюровочно-переплетными работами малотиражных и малообъемных изданий.

Подготовка проектов приказов и распоряжений министерства, писем по вопросам, входящим в компетенцию сектора.

Разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность сектора.

Рассмотрение писем, обращений граждан, организаций по вопросам, входящим в компетенцию сектора.

Участие в организационных мероприятиях министерства.